Doğru satırı kaybetmeden bir müşteri listesindeki yinelenenleri silin

Bunu neden yaparsınız

Bir müşteri listesinde yinelenenler olağan yoldan birikir: aynı kişi iki kez kaydolur, bir CRM dışa aktarımı ayda iki kez çalışır ve iki kopya tek bir çalışma dosyasında birleştirilir ya da bir destek çalışanı tabloda zaten bulunan birini yeniden ekler. Satır her zaman birebir aynı olmaz; bir kopyada telefon numarası eksik olabilir, bir adın büyük/küçük harfleri farklı olabilir. Bu yüzden «birebir aynı satırları kaldır» çoğu zaman yetmez, birkaç bin satırı gözle taramak da yetmez. Önemli olan iki şey var: «aynı müşteri» sayılmanın ne olduğunu seçmek ve sonrasında, kaldırmak istediğiniz satırları kaldırdığınızdan ve en iyi veriye sahip olanı tuttuğunuzdan emin olmak.

Adım adım, adı geçen araçla

CSV yinelenenleri sil yinelenen satırları seçtiğiniz sütunlara göre kaldırır; CSV karşılaştır ise sonucu daha sonra özgün dosyayla karşılaştırır.

1. Dosyayı seçin. “Yinelenenleri silinecek dosyayı seç” düğmesine dokunun ya da CSV, TSV, XLSX veya JSON dosyanızı kesik çizgili alana bırakın.
2. Eşleştirme sütunlarını seçin. “Yinelenenleri şuna göre eşleştir” altında bir müşteriyi gerçekten tanımlayan sütunları işaretleyin; genellikle e-posta, listede varsa müşteri kimliği. Hiçbir kutuyu işaretlemezseniz eşleştirme bunun yerine tüm satıra göre yapılır; yani iki satır ancak her sütunu birebir aynıysa yinelenen sayılır.
3. Hangi kopyanın kalacağını seçin. Tut altında İlk geçen ya da Son geçen seçeneğini belirleyin; o müşteri için güncel bilgiyi hangi kopyanın taşıması daha olasıysa onu seçin (listeniz kabaca kronolojikse çoğunlukla en son eklenen).
4. Yinelenenleri kaldırın. “Yinelenenleri kaldır” düğmesine dokunun; araç sonucu önizler ve kaç satırın kaldırıldığını gösterir.
5. İndirin. Yinelenenleri silinmiş liste için CSV, XLSX, JSON veya TSV seçin.
6. Nelerin kaldırıldığını kontrol edin. CSV karşılaştır aracını açın, özgün dosyayı A kutusuna, yinelenenleri silinmiş dosyayı B kutusuna koyun ve Anahtar sütun olarak aynı tanımlayıcı sütunu (e-posta ya da müşteri kimliği) seçin. Karşılaştır düğmesine dokunun; Kaldırılan sayısı CSV yinelenenleri sil aracının bildirdiği sayıyla eşleşmelidir. Farkı dışa aktar (CSV) ise son listeye girmeyen satırları tam olarak verir; sonuca güvenmeden önce bunlara göz atabilirsiniz.

Nelere dikkat etmelisiniz

İşaretlediğiniz sütunlar «yinelenen»in ne demek olduğunu belirler; bunu yanlış yaparsanız ya gerçek yinelenenleri kaçırırsınız ya da iki farklı kişiyi tek satırda birleştirirsiniz. Yalnızca ada göre eşleştirmek, aynı adı taşıyan iki farklı müşteriyi tek satıra indirebilir; e-postaya ya da müşteri kimliğine göre eşleştirmek genellikle daha güvenlidir, çünkü bunların kişi başına benzersiz olması beklenir. Hiçbir kutuyu işaretlemezseniz yalnızca her sütunu birebir aynı olan satırlar yinelenen sayılır; kopyalar arasında tek bir alan bile farklıysa bu, gerçek yinelenenlerin çoğunu kaçırır.

Eşleştirme birebir hücre metnine göre yapılır; bu yüzden fazladan boşluk ya da farklı büyük/küçük harf, aynı müşterinin iki satırının hiç yinelenen olarak tanınmaması demektir. "[email protected]" ile "[email protected] " (sonunda boşluk var) eşleştirme açısından farklı dizelerdir, bu yüzden ikisi de ayrı satırlar olarak kalır. Eşleştirdiğiniz sütunlarda büyük/küçük harf ya da boşluk tutarsızsa önce bunu düzeltmek gerekir; CSV yinelenenleri sil metni karşılaştırmadan önce normalleştirmediği için bunun için tablolama programının küçük harfe çevirme/kırpma formüllerini ya da elle temizliği kullanın.

«İlk geçen» ve «Son geçen» yalnızca satırın dosyadaki konumunu ifade eder, hangi kopyanın daha iyi veriye sahip olduğunu değil. Daha eksiksiz ya da daha güncel kayıt o müşterinin son satırı değil de ilk satırıysa, «Son geçen»i tutmak daha iyi kopyayı atmak olur. Hangi kopyanın kalacağı satır sırasına bağlıysa, yinelenenleri silmeden önce dosyanızı istediğiniz gibi sıralayın.

SSS

Bir müşteri listesinde yinelenenleri hangi sütunlara göre eşleştirmeliyim?

Verinizde bir kişiyi benzersiz biçimde tanımlayan sütunlara göre; genellikle e-posta adresi ya da müşteri kimliği. Yalnızca ada göre eşleştirmek, aynı adı taşıyan iki farklı müşteriyi tek satıra indirme riski taşır; tüm satıra göre eşleştirmek (her kutuyu işaretsiz bırakmak) ise kopyalar arasında telefon numarası gibi tek bir alanın bile farklı olduğu yinelenenleri kaçırır.

Hangi satırların gerçekten kaldırıldığını nasıl anlarım?

Özgün dosyayı ve yinelenenleri silinmiş dosyayı CSV karşılaştır aracından geçirin; anahtar olarak aynı tanımlayıcı sütunu kullanın. Kaldırılan sayısı CSV yinelenenleri sil aracının bildirdiğiyle eşleşmelidir; farkı dışa aktarmak da düşen satırları tam olarak verir, böylece yinelenen silme işlemini kesin saymadan önce kontrol edebilirsiniz.

CSV yinelenenleri sil, aynı müşteri olduğunu bildiğim iki satırı neden yakalamadı?

Eşleştirme birebir hücre metnine göre yapılır; boşluk ya da büyük/küçük harf farkı ya da bir satırda bulunup diğerinde eksik olan bir değer (yalnızca bir kopyada doldurulmuş telefon numarası gibi), iki satır aynı kişi olsa bile yinelenen olarak tanınmamasına yol açar. Bu sık oluyorsa, yinelenenleri silmeden önce eşleştirme sütunlarındaki tutarsız boşlukları ya da harf büyüklüklerini temizleyin.